Внедрение систем автоматизации процессов совпало с развитием и распространением вычислительных систем. Именно тогда, в начале 1960-х годов, возникла идея использовать автоматизированные системы для планирования деятельности предприятия в общем и, в частности, производственных процессов.

Сегодня компания, в управлении которой не применяются системы оптимизации и управления складскими запасами, системы управления временем или процессами, не может сохранить конкурентоспособность. И наоборот, внедрение этих систем позволяет получить гарантированное качество процессов и продуктов в самые короткие сроки.

Так что такое системы автоматизации в бизнесе?

Эксперт по внедрению систем автоматизации, руководитель проектов департамента ERP ГК «КОРУС Консалтинг» Мария Григурова объясняет: «Если речь заходит об автоматизации бизнес-процессов, мы рассматриваем максимально широкий пласт технологических решений: от платформ для роботизации (RPA) до систем электронного документооборота и процесса согласования workflow, когда каждый документ «знает» свой маршрут согласования и следует ему».

За годы внедрения счетно-решающих моделей до настоящего времени создано огромное количество самых разных систем автоматизации процессов, каждая из которых обслуживает конкретное направление деятельности.

Мария Григурова считает, что, хотя в основу этих решений заложены совершенно разные технологии и алгоритмы, их объединяет польза, которую они приносят бизнесу в виде, прежде всего, снижения зависимости от человеческого фактора: автоматизация процессов позволяет сократить количество вероятных ошибок персонала до сотых долей процента, что повышает конкурентное преимущество компании.

Однако, по мнению эксперта, было бы ошибкой надеяться на то, что автоматизация приведет к сокращению численности персонала. Напротив, это создает новые возможности использования специалистов. Вместо рутинных операций работники, повысив квалификацию, получают возможность выполнять более творческие и полезные для бизнеса задачи.

Один из самых успешных игроков современного рынка логистики Украины Виталий Яницкий в 2016 году создал компанию GOLab, специализирующуюся на внедрении инноваций и реновациях в корпорациях с применением таких продуктов, как ERP, CRM, Oracle Service Bus, WMS-системы, а также маркетплейсов и API-платформ, SaaS-решений, автоматизированных отделений, почтоматов для «Новой почты», фреш-боксов. Виталий уверен, что основное преимущество внедрения счетно-решающих моделей заключается в постоянстве и непрерывности контроля процессов, а значит, и контроля качества, планирования при масштабировании бизнеса, возможности выстраивать систему мотивации персонала в зависимости от бизнес-единицы компании. (Скажем, если компания производит и продает кроссовки, то при автоматизации процессов всю систему можно привязать к эффективности одной пары и рассматривать бизнес с этой позиции.)

Коммерческий директор компании Hawk House Integration, специализирующейся на внедрении ИТ-технологий, Татьяна Малявина, обращает внимание на то, что автоматизация процессов дает большую прозрачность при управлении процессами, поскольку их проще анализировать и легче обнаруживать узкие места, которые мешают развитию бизнеса и увеличению прибыли: автоматизация позволяет в автоматическом режиме выполнить действия, которые в обычном режиме можно упустить или не успеть сделать.

Татьяна привела пример: при задержке вылета самолета система автоматически оповещает пассажиров о новом времени вылета.

Однако, несмотря на очевидные преимущества внедрения систем автоматизации, на практике при ее внедрении могут возникнут различные трудности.

Основные трудности при внедрении систем автоматизации

Первым, наиболее часто встречающимся, препятствием эксперты называют сопротивление сотрудников, вызванное нежеланием меняться или страхом перемен.  В таком случае Мария Григурова рекомендует подключить экспертов, которые помогут нивелировать сопротивление персонала. Необходимо объяснять бизнесу, какие возможности откроет автоматизация процессов, насколько будет легче выполнять те или иные операции, какую экономию ресурсов он получит.

Второе препятствие – бюджет. Компании часто не осознают, насколько важно делать инвестиции в автоматизацию именно сегодня; им кажется, что завтра наступит еще не скоро. Или пытаются решить этот вопрос по частям, без комплексного подхода, а в итоге вместо эффективного результата получают разочарование.

В компании GOLab разработан продукт «Диагностика», который получил особую популярность в 2018 году, когда Виталий Яницкий запустил проект VVOOSS для предпринимателей и тех, кто хочет начать свое дело.  Помимо диагностики перспектив внедрения автоматизированных систем, проект включает сопровождение бизнеса, бизнес-лоббирование, консалтинг для решения конкретной задачи, проектные услуги по развитию бизнеса, менторство, лабораторию GOlab, а также акселератор по развитию проектов и их выводу на рынок. Все это помогает узнать ответ на вопрос: получит ли компания то, что хочет.

Третье значимое препятствие – отсутствие ответственного за проект сотрудника и неопределенный срок внедрения, что тянет за собой отсутствие четко сформулированных требований к автоматизации и уход проекта в бесконечность. Обычно, если заказчик не сформулировал проблемы, не продумал критерии оценки эффективности автоматизации, он ищет готовое решение, где всего побольше. Но в таком готовом решении может не оказаться того, что действительно нужно заказчику.

Разумеется, время руководителя, слишком дорогое, и тратить его на описание требований к системе автоматизации нерационально. Поэтому, Татьяна Малявина рекомендует заказывать эту услугу у сторонних экспертов.

Что нужно учесть при выборе эксперта

Эксперт должен обладать знанием и глубоким пониманием бизнеса или отдельных его блоков и технологий, где планируется внедрение системы автоматизации. Помимо этого, консультант должен иметь большой практический опыт в области отраслевой экспертизы и регулярно развивать свои знания и навыки. В экспертах высоко ценится умение мыслить структурно, сопоставлять задачи бизнеса с возможностями систем автоматизации, а также способность работать с большим объемом информации, чтобы «не утонуть» в потоке фактов и цифр, быстро воспринимать и обрабатывать данные, поступающие из различных источников.

Такие способности часто закладываются не в процессе образования, а на практике. Например, Виталий Яницкий не проходил специальное обучение, но получил обширный опыт в области логистики, заняв 25–30 % рынка логистики Украины. Летом 2015 года в рамках проекта RIVA.UA он провел 45 бизнес-ивентов для международных компаний. Это принесло ему популярность в Киеве и Европе. Заметив активную эволюцию развития яхтенного направления, за которое до 2016 года отвечал известный украинский яхтсмен Родион Лука, владельцы земельного участка в 2016 году решили запустить свой проект на базе уже очень популярного RIVA.UA. В 2018 году RIVA.UA продолжил оказывать консалтинговые услуги по открытию новых бизнес-направлений.

Эксперты прогнозируют, что в ближайшие пять лет процессы во всех отраслях на 99% перейдут в цифровой формат. Уже целые страны, например Сингапур, Китай и другие, осваивают счетно-решающие модели, позволяющие эффективно управлять процессами, то есть контролировать затраты, процессы, качество товаров и услуг.

Безусловно, внедрение систем автоматизации должно быть строго направлено на деятельность компании, поэтому, заниматься построением системы должны эксперты-практики, которые не только знают, с чего начать, что, в какой последовательности и как нужно делать, но и как преодолеть возможные трудности и препятствия.  И если вы не уверены в своих силах, такие люди готовы прийти вам на помощь.